Le modalita' d'uso del servizio 'news' sono due:
Tale protocollo serve sia alla propagazione dei messaggi 'news' tra server che alla propagazione tra una macchina server e l'applicativo utente client. In pratica il client si comporta come una macchina server: trasferisce i messaggi di un certo numero di gruppi, e la letura di tali messaggi avviene successivamente, in modalita' asincrona, sulla macchina locale.
Le versioni di server per macchine che trasferiscono messaggi di molti gruppi sono tipicamente basate su sistemi operativi completi, quali Windows NT o UNIX e il trasferimento viene impostato di notte o in orari morti. E' necessario configurare una macchina remota da cui copiare i messaggi, il cosiddetto news feed.
Non esiste una organizzazione strutturata di nodi che si scambiano news, organizzata in modo centrale. Spetta ai singoli amministratori di sistema contattarsi per organizzare il trasferimento; a livello universitario questo e' un favore nei confronti della comunita' Internet. A livello commerciale i 'news feed' solitamente acconsentono al trasferimento con canoni di pagamento adeguati.
La propagazione dei messagi appartenenti ai gruppi di interesse e' percio' asincrona, casuale e non strutturata, con un algoritmo che si puo' definire di flooding lento. Durante il trasferimento un server news di destinazione accetta dal news feed solo i messaggi che gia' non possiede: ogni messaggio non e' altro che un messaggio di posta elettronica, in cui un campo di testata e' l'identificativo del messaggio.
Le versioni per Personal Computer di cosiddetti news reader sono dei server NNTP con capacita' ridotte di trasferimento ma con interfaccia utente piu' completa e gradevole.
Vi sono al mondo, stimati, almeno 16000 gruppi di interesse. Chiunque puo' creare un nuovo gruppo di interesse con il permesso del 'news feed' che si impegna a mantenerlo e a propagarlo ai propri news feed a monte, usando messaggi particolari di advertising del protocollo NNTP. La creazione non e' automatica: quasi sempre occorre il benestare di un amministratore di sistema.
Non tutti i news feed decidono di mantenere e propagare tutti i gruppi e di solito un singolo news feed mantiene un sottoinsieme anche molto limitato del numero totale di gruppi.
Percio' per trovare un particolare gruppo occorre spesso un'operazione di shopping, alla ricerca di un news feed che lo mantenga e che dia il permesso di lettura. Per aiutare l'utente finale vi sono gruppi che mantengono liste di news feed e gruppi amministrati, e liste altrimenti reperibili in Internet in server ftp anonimi.
Un news feed mantiene i messaggi dei gruppi per un periodo limitato, dell'ordine di qualche giorno. I messaggi vecchi vengono scartati per mantenere spazio disco. Si calcola che giornalmente vengano scambiati messaggi per un totale di circa 4 Gigabyte.
Sono sorti siti che si propongono l'archiviazione storica di messaggi comparsi in un elevato numero dei gruppi piu' comuni, per un periodo di tempo piu' lungo del normale
Per amministrare la complessita' di un numero elevato di gruppi, questi sono strutturati gerarchicamente in gruppi di gruppi, con notazione simile a quella di DNS, con il punto come separatore di gruppo. Un nome di gruppo viene indicato a partire dal gruppo ad alto livello e scendendo verso i sottogruppi.
I principali gruppi ad alto livello sono:
Esempi di sottogruppi possono essere:
Relativamente alla disponibilita' di gruppi in certe comunita' o nazioni o alla possibilita' di accesso di certi gruppi da parte di minori, vi e' in Rete al momento una accesa discussione.